Een digitaal fundament voor duurzame groei
Wanneer een organisatie evolueert, moet haar technologie dezelfde beweging kunnen maken. Systemen die ooit perfect voldeden, kunnen na verloop van tijd een rem vormen op innovatie, efficiëntie en schaalbaarheid. Voor Hilfra was dit het moment om vooruit te kijken en hun ERP-omgeving klaar te maken voor de toekomst.
Hun bestaande Odoo 14-platform vormde het kloppend hart van de organisatie en ondersteunde een brede waaier aan processen — van sales en productbeheer tot documentstromen, POS-kassamodule, webshop en interne workflows. Doorheen de jaren was de omgeving sterk gepersonaliseerd geraakt via meer dan 25 maatwerkmodules en integraties. Hoewel deze aanpak jarenlang succesvol was, verhoogde de complexiteit en werd het steeds uitdagender om het systeem verder te laten meegroeien.
In plaats van te kiezen voor een klassieke upgrade, werd bewust beslist om het platform strategisch te moderniseren: een volledige migratie van Odoo 14 naar Odoo 18.
Van migratie naar modernisering
Een traject van deze omvang vraagt meer dan technische uitvoering alleen. Daarom startten we met een diepgaande analyse van de volledige omgeving, inclusief database-structuren, maatwerkmodules en afhankelijkheden. Deze voorbereidende fase liet ons toe om potentiële risico's vroeg te identificeren en een migratiestrategie uit te werken die zekerheid bood nog vóór de effectieve overgang begon.
De migratie omvatte meerdere cruciale stappen:
- Database-export en -import — volledige PostgreSQL database en filestore veilig overzetten van de oude naar de nieuwe omgeving
- Meerdere testmigraties — eerst op een staging-omgeving, met zorgvuldige validatie van elke dataset
- Serverarchitectuur — een nieuwe omgeving op DeltaBlue met Ansible-geautomatiseerde deployments, omgevingsscheiding (staging/productie) en geautomatiseerde back-ups
26 maatwerkmodules herontwikkeld
De grootste uitdaging — en tegelijk de kritische succesfactor — was het herwerken van alle maatwerk. Odoo 18 heeft een fundamenteel andere API dan Odoo 14, wat betekende dat elke custom module grondig moest worden herschreven.
De 26 custom add-ons omvatten onder andere:
- config_hilfra — de kern-configuratiemodule met de volledige aangepaste orderflow (prepayment/non-prepayment, afhaling/levering)
- hilfra_reports — op maat gemaakte facturen, offertes en leveringsbonnen
- pos_hilfra — uitbreidingen op het kassasysteem met voorraadinformatie
- website_inter_connector — koppeling tussen webshop en prijslijsten
- hilfra_delivery_planning — leveringsplanning met dagdelen
- hilfra_shop_labels — productlabels voor de winkel
- mass_mailing_themes_hilfra — huisstijl e-mailtemplates
- payment_move_info — uitgebreide betalingsinformatie op facturen
- En nog tal van andere modules voor voorraad, archivering, facturatieflow en meer
Elke module werd niet simpelweg geport, maar waar mogelijk geoptimaliseerd en vereenvoudigd. De Odoo 18 API-wijzigingen (zoals hernoemde methodes en computed fields) werden stuk voor stuk opgespoord en verholpen.
Orderflow: exact zoals Odoo 14, op Odoo 18
Een cruciale eis was dat de vertrouwde orderflow identiek moest werken als voorheen. Hilfra werkt met twee flows:
Prepayment (directe betaling)
Offerte → Order + factuur → Betaald → Routes bevestigd → Levering/afhaling → Voltooid
Non-prepayment (achteraf betalen)
Offerte → Order → Routes bevestigd → Levering/afhaling → Voltooid → Factuur achteraf
Custom statusbalken, betalingsstatusindicatoren, automatische factuurcreatie bij prepayment en de afhaalcheckbox — alles werd nauwkeurig nagebouwd op de nieuwe Odoo 18 architectuur met aangepaste XPath-expressies en view-overrides.
PEPPOL en e-facturatie
Naast de migratie werd het platform ook voorbereid op de toekomst met de activatie van PEPPOL e-facturatie. Nu Belgische bedrijven steeds meer richting verplichte e-facturatie bewegen, is Hilfra hier al volledig op voorbereid — inclusief selfbilling-workflows voor hun specifieke bedrijfsprocessen.
Hosting op DeltaBlue
De volledige Odoo-omgeving draait op DeltaBlue, een Belgisch cloudplatform uit Gent dat zich specifiek richt op bedrijfskritische hosting. De keuze voor DeltaBlue was bewust: Belgische datacenters betekent dat alle data op Belgische bodem blijft — belangrijk voor GDPR-compliance en voor klanten die daar waarde aan hechten.
DeltaBlue biedt een managed deployment pipeline die we volledig op maat hebben ingericht:
- Gescheiden omgevingen — een staging-server om updates en nieuwe modules te testen, en een productie-server voor de live omgeving. Zo komt er nooit ongeteste code bij de eindgebruiker terecht.
- Git-gebaseerde releases — elke deployment start met een git clone van de goedgekeurde versie, waardoor je altijd exact weet welke code er draait en snel kunt terugdraaien indien nodig.
- Ansible-geautomatiseerde provisioning — de volledige serverconfiguratie is vastgelegd in code: van systeempakketten en Python-dependencies tot Nginx, wkhtmltopdf en de Odoo-service zelf. Een nieuwe server is in minuten identiek opgebouwd.
- Geautomatiseerde database-cleanup — bij elke release worden corrupte view-referenties en duplicaten automatisch opgeruimd, wat stabiliteit garandeert na module-updates.
- Dagelijkse back-ups — zowel de PostgreSQL database als de volledige filestore worden automatisch geback-upt.
Het resultaat is een herhaalbaar, veilig en transparant deployment-proces. Of het nu gaat om een kleine bugfix of een grote module-update — de stappen zijn altijd identiek, geautomatiseerd en getest.
Datamigratie zonder compromissen
Productinformatie, klantgeschiedenis, documenten, prijslijsten en operationele gegevens — alles moest niet alleen correct worden overgezet, maar ook volledig intact blijven. Door meerdere testmigraties uit te voeren en elke dataset zorgvuldig te valideren, kon de uiteindelijke livegang gecontroleerd en voorspelbaar verlopen.
Resultaat
Dankzij een strak geregisseerd migratieplan werd de overgang naar de nieuwe omgeving gerealiseerd met minimale downtime. Gebruikers konden vrijwel onmiddellijk verder werken in een omgeving die er vertrouwd uitzag, maar die onder de motorkap volledig vernieuwd was.
Met hun vernieuwde ERP-platform beschikt Hilfra vandaag over:
- Odoo 18 met alle moderne functionaliteiten en prestatieverbeteringen
- 26 geteste en geoptimaliseerde maatwerkmodules
- PEPPOL e-facturatie klaar voor de Belgische verplichting
- Geautomatiseerde CI/CD pipeline op DeltaBlue voor veilige updates
- Gescheiden staging- en productieomgeving met Belgische datahosting
Deze transformatie onderstreept hoe een doordachte ERP-strategie organisaties helpt om wendbaar te blijven in een steeds digitalere economie.